Que una factura aparezca en la propuesta del Sistema Integrado de Registros Electrónicos (SIRE) no le demuestra a la SUNAT que la compra o el servicio realmente existió; de hecho, cualquier proveedor puede emitir un comprobante a favor de tu RUC sin que ello implique una transacción real. Para la administración tributaria, el SIRE se limita a registrar documentos emitidos, mas no valida la efectividad ni sirve como prueba de fehaciencia SUNAT de la operación comercial.
El riesgo de confiar únicamente en la propuesta del SIRE
Aceptar de forma automática las facturas que figuran en el SIRE sin un control previo representa un riesgo contable y tributario; pues, si la SUNAT inicia un proceso de verificación, el comprobante digital por sí solo no bastará para defender la deducción del gasto o el uso del crédito fiscal.
El registro automatizado facilita la gestión formal de los libros electrónicos, pero no reemplaza la obligación de sustentar la fehaciencia de cada adquisición.
Sustento de fehaciencia SUNAT: bienes versus servicios
Para demostrar la realidad de una compra y evitar observaciones por parte de la SUNAT, es necesario construir y conservar un expediente documental sólido, el cual varía según el tipo de operación realizada:
Documentación requerida para la compra de bienes
Tratándose de la adquisición de mercaderías, materiales o activos, la factura debe estar respaldada obligatoriamente por los medios que prueben su traslado e ingreso físico:
- Guía de remisión: documento imprescindible que acredita el transporte y origen del traslado de la carga.
- Control de ingreso a almacén: registro o nota de entrada que confirme la recepción física del bien en las instalaciones de la empresa.
Documentación requerida para la contratación de servicios
En la contratación de servicios intangibles o consultorías, el nivel de comprobación exige un seguimiento más riguroso de la ejecución:
- Contrato de prestación de servicios: acuerdo que detalle las condiciones, plazos, contraprestaciones y alcance del servicio.
- Entregables de trabajo: informes, reportes, correos, productos digitales o evidencias concretas que demuestren la ejecución efectiva del encargo.
- Conformidad del servicio: documento o constancia emitida por el área receptora que valide la culminación satisfactoria de las tareas acordadas.
Conclusión: la propuesta arma el libro; la fehaciencia SUNAT la construye tu empresa
El SIRE constituye una herramienta útil para estructurar y presentar los registros de compras y ventas de forma ágil; sin embargo, la validez tributaria de las operaciones depende exclusivamente de la gestión interna de tu negocio. La propuesta de la SUNAT arma el libro, pero la fehaciencia de la compra o servicio la construye y sustenta tu empresa a través de un expediente documental idóneo.
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