El sustento de operaciones ante SUNAT no depende únicamente de tener un contrato, una factura, correos y una transferencia bancaria; todos estos documentos deben guardar coherencia entre sí. Si contienen descripciones, fechas o importes diferentes, el expediente puede resultar débil ante una fiscalización, porque no permite demostrar claramente que la operación se realizó.
¿Cómo se debilita el sustento de operaciones ante SUNAT?
Imagina que el contrato señala la prestación de un servicio de consultoría, pero la factura indica publicidad; además, el informe entregado carece de fecha y la transferencia bancaria muestra un importe distinto al facturado.
Aunque cada documento exista por separado, en conjunto no permiten reconstruir claramente qué servicio se contrató, cuándo se realizó, cuánto costó ni cuál fue el resultado obtenido. Estas diferencias generan dudas inmediatas sobre la realización efectiva de la operación, un riesgo crítico especialmente cuando el proveedor ha sido observado o declarado sujeto sin capacidad operativa (SSCO).
Las 5 coincidencias que debes verificar
Antes de registrar y declarar una compra, es fundamental revisar que exista correspondencia exacta entre los siguientes elementos de tu expediente:
- Proveedor: el nombre, la razón social y el RUC deben ser exactamente los mismos en el contrato, la factura, los entregables y el comprobante de pago.
- Descripción: el bien o servicio descrito en la factura debe guardar total relación con lo estipulado en el contrato y con la evidencia de ejecución.
- Fecha: la contratación, ejecución, facturación, conformidad y pago deben seguir una secuencia cronológica lógica y razonable.
- Importe: el monto contratado, facturado y pagado debe coincidir; si existen pagos parciales, descuentos o retenciones, estos deben estar debidamente explicados y documentados.
- Evidencia de ejecución: debes conservar informes, correos, actas de conformidad, guías de remisión, fotografías o registros de entrega que demuestren que la operación realmente se llevó a cabo.
Cómo fortalecer el sustento de operaciones ante SUNAT antes de declarar
Para fortalecer el sustento de operaciones ante SUNAT, ordena tus documentos cronológicamente y comprueba que permitan responder cinco preguntas: quién realizó la operación, qué entregó, cuándo lo hizo, cuánto se pagó y qué evidencia demuestra su ejecución servicio.
Si encuentras diferencias o inconsistencias, solicita las correcciones necesarias o los documentos pendientes antes de utilizar la factura para efectos tributarios. No se trata simplemente de acumular papeles, sino de construir un sustento documental sólido; recuerda que un expediente coherente vale mucho más que veinte documentos que cuentan historias diferentes.
Conclusión y pasos a seguir
La coherencia documental es tu mejor defensa ante una auditoría. Si durante tu revisión descubres que un proveedor fue declarado sujeto sin capacidad operativa, debes analizar inmediatamente el impacto que esto genera sobre tus facturas, tu crédito fiscal del IGV y el gasto tributario para evitar multas o reparos.
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