Aceptar propuesta SIRE sin una revisión previa puede generar inconsistencias en el Registro de Compras, Registro de Ventas y afectar la correcta determinación de los impuestos de la empresa. Aunque el sistema utiliza información de comprobantes electrónicos recibidos por SUNAT, la responsabilidad de validar cada operación corresponde al contribuyente.

Aceptar una propuesta sin revisar los datos, el sustento documental o la coincidencia con la contabilidad genera diferencias que luego resultan difíciles de corregir.

¿Qué hace realmente la propuesta del SIRE?

El Sistema Integrado de Registros Electrónicos se implementó para simplificar la elaboración del Registro de Compras y del Registro de Ventas e Ingresos; en lugar de registrar manualmente cada comprobante, el sistema genera una propuesta basada en los documentos electrónicos que SUNAT ha recibido.

Esta automatización reduce el trabajo operativo y disminuye los errores de digitación; sin embargo, el SIRE trabaja únicamente con la información disponible en los comprobantes electrónicos, por lo que no tiene acceso a los procesos internos de la empresa ni puede determinar si una operación realmente ocurrió.

Por ejemplo, el sistema identifica si una factura fue emitida con el RUC de tu empresa, pero no puede confirmar si la mercadería ingresó al almacén, si el servicio fue ejecutado, si existe una orden de compra o si la operación cuenta con la documentación exigida para su sustento contable y tributario. En consecuencia, el SIRE facilita la elaboración de los registros, pero no reemplaza el análisis que debe realizar el área contable antes de aceptar la propuesta.

¿Por qué aceptar la propuesta del SIRE requiere una revisión previa?

Asumir que la información ya fue validada por provenir de un sistema de SUNAT es un error frecuente; la administración tributaria recopila y organiza los datos disponibles, pero no revisa si cada comprobante coincide con la realidad económica del negocio.

La responsabilidad de verificar la información recae en el contribuyente, quien debe comprobar que los comprobantes corresponden a sus operaciones, que los montos son correctos, que el período tributario es el adecuado y que existe el sustento documental necesario. Además, esta revisión permite detectar diferencias antes del vencimiento de la declaración mensual, cuando aún hay margen para realizar ajustes o solicitar aclaraciones al proveedor, lo que evita correcciones posteriores que demandan tiempo y recursos.

Consecuencias y riesgos de aceptar la propuesta del SIRE sin revisión

Aceptar los datos del sistema sin una validación previa genera inconsistencias que complican la gestión fiscal del negocio; por ejemplo, una diferencia en los montos se traslada directamente al IGV o Renta mensual y exige una rectificación posterior. Del mismo modo, si un comprobante no cuenta con el respaldo adecuado, la empresa enfrentará dificultades para acreditar el crédito fiscal o sustentar un gasto ante una fiscalización de SUNAT.

Asimismo, suelen presentarse discrepancias entre los registros electrónicos y la contabilidad interna, lo que obliga a invertir tiempo adicional en conciliaciones que pudieron evitarse. Por ello, la mejor práctica consiste en aceptar la propuesta SIRE únicamente después de validar la información , lo que permite reducir los riesgos tributarios y mantener coherencia entre los registros electrónicos y la contabilidad interna.

Los 5 errores en el SIRE que debes evitar

1. Aceptar la propuesta sin revisar los comprobantes

Es el error más frecuente: muchas empresas aceptan la propuesta porque la información ya aparece cargada, dando por sentado que fue revisada por SUNAT. Antes de generar el registro, conviene verificar aspectos básicos como el RUC del proveedor, la fecha de emisión, la serie, el número del comprobante, la base imponible, el IGV y el importe total, además de confirmar que corresponda al período tributario por declarar.

• Ejemplo práctico: Si un proveedor emite una factura en junio, pero por un error administrativo la operación corresponde al período siguiente, aceptar la propuesta automáticamente incorporará el comprobante en un mes distinto, lo que generará diferencias entre la contabilidad y la declaración presentada.

2. Pensar que una factura demuestra toda la operación

La factura electrónica es un documento fundamental, pero no reemplaza el conjunto de evidencias que demuestran que una compra o un servicio realmente se ejecutaron. En una revisión, la operación debe acreditarse mediante documentación coherente y suficiente: para bienes, debe existir correspondencia entre la factura, la orden de compra, la guía de remisión y el ingreso al almacén; para servicios, los contratos, informes, entregables o conformidades de recepción permiten demostrar su prestación efectiva.

• Ejemplo práctico: Si una empresa contrata el mantenimiento de sus equipos y recibe la factura, esta aparecerá en la propuesta del SIRE; sin embargo, si aún no existe el informe técnico ni la conformidad del área responsable, aceptar la propuesta llevará a registrar una operación cuyo sustento aún está incompleto.

3. No revisar las notas de crédito ni las modificaciones posteriores

Revisar un comprobante una sola vez y asumir que su información no cambiará es un riesgo. En la práctica, durante el mismo período tributario pueden emitirse notas de crédito, notas de débito o anulaciones que modifican la operación original; si no se revisa el estado actualizado antes de generar el registro, se declarará información desactualizada que exigirá rectificaciones.

• Ejemplo práctico: Si se registra una factura a inicios de mes y una semana después el proveedor emite una nota de crédito por devolución de mercadería, no verificar el estado final del comprobante provocará que la información declarada no refleje la realidad económica de la transacción.

4. No conciliar el SIRE con la información de la empresa

El SIRE no debe analizarse de manera independiente a la contabilidad. Es necesario contrastar el Registro de Compras con las cuentas por pagar, los pagos efectuados, los contratos y los ingresos a almacén; de igual forma, el Registro de Ventas debe guardar coherencia con la facturación emitida y las cuentas por cobrar. Esta conciliación previene inconsistencias antes de presentar la declaración mensual.

• Ejemplo práctico: Si el SIRE muestra una factura cuyo monto difiere de la orden de compra aprobada debido a un ajuste comercial no actualizado, aceptar la propuesta generará una discrepancia entre el registro electrónico y el control interno de la empresa

5. Esperar hasta el último día para revisar

Dejar la revisión del SIRE para la fecha de vencimiento reduce el margen de maniobra ante cualquier inconsistencia. Si se detecta un comprobante duplicado, una nota de crédito pendiente o un error en el período, se requerirá tiempo para coordinar con el proveedor o verificar la documentación.

Para un proceso ordenado, se sugiere aplicar la siguiente metodología en tres pasos:

1. Descargar la propuesta del SIRE apenas se encuentre disponible.
2. Comparar la información con la documentación de respaldo y la contabilidad interna.
3. Generar los registros electrónicos únicamente cuando las diferencias hayan sido resueltas.

Buenas prácticas antes de aceptar la propuesta del SIRE

Además de evitar los errores señalados, se recomienda revisar la propuesta con anticipación y mantener organizada toda la documentación de respaldo. Asimismo, realizar conciliaciones periódicas entre la propuesta del SIRE y el sistema contable ayuda a que el cierre mensual sea fluido y ordenado. El sistema es una herramienta de apoyo, pero no sustituye el criterio profesional del área contable.

Precisión sobre la facultad discrecional de SUNAT

Actualmente, SUNAT aplica una facultad discrecional para no sancionar determinadas infracciones relacionadas con la generación y ajustes en el SIRE, lo que permite a los contribuyentes regularizar situaciones específicas. Sin embargo, esta medida no constituye una amnistía general ni elimina la obligación de presentar información correcta; la verificación previa sigue siendo indispensable para evitar contingencias futuras.

Lista de verificación antes de aceptar la propuesta del SIRE

Antes de generar el Registro de Compras o el Registro de Ventas, confirma los siguientes puntos:

• Los comprobantes corresponden a operaciones reales de la empresa.
• El RUC, la fecha, la serie, el número, la base imponible, el IGV y los importes son correctos.
• Se han considerado las notas de crédito, débito o anulaciones del período.
• Cada operación cuenta con su respectivo sustento documental (guías, contratos, informes).
• La información coincide con los libros contables y controles internos.

Conclusión

El SIRE facilita la gestión de las obligaciones tributarias al automatizar la elaboración de los registros, pero no libera a las empresas de la responsabilidad de validar su información. Considerar la propuesta como un borrador y verificarla a tiempo evita rectificaciones, inconsistencias con la contabilidad y contratiempos ante eventuales revisiones de la administración tributaria.

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