Una factura dada de baja por el proveedor no significa automáticamente que SUNAT pueda desconocer tu gasto, lo importante será demostrar que la operación fue real, que estuvo vinculada con tu negocio y que cuenta con sustento documentario suficiente.

¿Cuál es el problema cuando una factura aparece dada de baja?

El problema aparece cuando SUNAT revisa tus compras y detecta que una factura registrada por tu empresa figura como dada de baja por el proveedor.

En ese escenario, la Administración Tributaria podría cuestionar el gasto, el costo o incluso el crédito fiscal, según el caso, sin embargo, no todas las situaciones deben tratarse igual.

No es lo mismo una factura falsa o una operación inexistente, que una factura emitida correctamente en su momento y dada de baja meses después por una acción del proveedor.

Por eso, antes de aceptar un reparo o corregir una declaración, se debe revisar la fecha de emisión, la fecha de baja, el estado del proveedor y la documentación que sustenta la operación.

La factura ayuda, pero no siempre basta

En una fiscalización, tener la factura puede no ser suficiente. SUNAT puede pedir documentos adicionales para verificar que la compra o el servicio realmente existió, que fue necesario para la actividad de la empresa y que cumple con el principio de causalidad.

Aquí entra un concepto clave: la fehaciencia de la operación, es decir, se trata de probar que la operación ocurrió en la realidad y no solo en la contabilidad.

Por ejemplo, si tu empresa contrató un servicio, no basta con guardar la factura, también puede ser necesario contar con la cotización, la orden de servicio, el contrato, los correos de coordinación, el informe del trabajo realizado, la conformidad del servicio y la constancia de pago.

Si se trata de mercadería, conviene revisar si existen orden de compra, guía de remisión, ingreso a almacén, kardex, evidencia de recepción, comprobante de pago y transferencia bancaria.

Mientras más ordenado esté el expediente de compra, mejor posición tendrá la empresa frente a una observación de SUNAT.

Documentos que pueden ayudarte a sustentar la operación

No todos los casos requieren los mismos documentos, pero una operación importante debería contar con un sustento mínimo.

Entre los documentos que pueden ayudar están la cotización, la orden de compra, el contrato, la factura, la guía de remisión, la constancia de recepción, los correos de coordinación, los entregables, la conformidad del servicio, el voucher o transferencia bancaria, la validación del RUC del proveedor y el registro contable de la operación.

La idea no es acumular documentos sin orden. Lo importante es que el sustento permita reconstruir la operación de forma clara: qué se compró, cuándo se recibió, cómo se pagó y por qué era necesaria para el negocio.

Cuidado con la bancarización

La bancarización también es importante. Si una operación debía pagarse mediante un medio de pago permitido, la empresa debe conservar la constancia correspondiente.

No basta con decir que se pagó, debe poder demostrarse cómo, cuándo, desde qué cuenta, a qué proveedor y por qué monto se realizó el pago.

Cuando corresponde usar medios de pago y no se cumple, pueden generarse consecuencias tributarias sobre la deducción del gasto, el costo o el crédito fiscal. Por eso, pagar en efectivo operaciones relevantes puede convertirse en un problema, incluso si la compra fue real.

El error común: declarar compras sin revisar al proveedor

Muchas empresas registran una factura apenas la reciben, sin revisar si el proveedor tiene RUC activo, si está habido, si el comprobante fue emitido correctamente o si la operación cuenta con sustento suficiente.

Ese error puede pasar desapercibido durante meses, hasta que llega una fiscalización, una esquela, una carta inductiva o una observación de SUNAT.

Antes de usar una factura como gasto, costo o crédito fiscal, conviene verificar el estado del proveedor, la validez del comprobante, la relación del bien o servicio con el negocio, la existencia de documentos de respaldo, la bancarización del pago y la razonabilidad económica de la operación.

Esta revisión no elimina todo el riesgo, pero reduce la posibilidad de observaciones.

¿Qué hacer si SUNAT ya observó tu gasto?

Si SUNAT observa un gasto porque la factura figura dada de baja, no conviene responder solo adjuntando la factura, tampoco es recomendable aceptar el reparo sin revisar el caso.

Primero se debe ordenar la información: fecha de emisión del comprobante, fecha de baja, estado del proveedor al momento de la operación, documentos de entrega o prestación del servicio, medio de pago y registro contable

Luego, la defensa debe enfocarse en demostrar la realidad de la operación, es decir, probar que la compra o el servicio existió, que fue recibido por la empresa, que fue pagado correctamente y que guarda relación con la actividad del negocio.

También debe revisarse si la observación corresponde al Impuesto a la Renta, al IGV o a ambos, porque la estrategia puede variar según el tributo cuestionado.

¿Cuándo el caso puede ser riesgoso?

El caso se vuelve más delicado cuando no existe sustento adicional, el proveedor no puede ser ubicado, el pago no fue bancarizado, el gasto no tiene relación con el negocio o la operación solo aparece en la contabilidad, pero no en la realidad.

También debe tenerse cuidado si el proveedor ya presentaba señales de riesgo al momento de la emisión del comprobante.

Por eso, cada caso debe revisarse con documentos y fechas exactas. No basta con aplicar una regla general.

Conclusión

Una factura dada de baja por el proveedor no significa necesariamente que tu empresa pierda el gasto; si la operación fue real, estuvo sustentada y fue pagada correctamente, pueden existir argumentos para defenderla.

La clave está en la prueba. La factura es importante, pero debe estar acompañada de documentos que demuestren la compra, la entrega, la prestación del servicio, el pago y la relación con la actividad empresarial.

Si SUNAT observó un gasto de tu empresa o tienes dudas sobre una factura dada de baja, una revisión preventiva puede ayudarte a decidir si corresponde defender el gasto, corregir la declaración o preparar mejor tu sustento.

En Jader Asesores podemos ayudarte a revisar tu caso y confirmar si tus compras están correctamente sustentadas antes de una fiscalización o reparo tributario.